Die Erfassung der Arbeitszeit

Die Hauptfunktionalität ist das Erfassen der Arbeitszeit über manuelle Einträge oder eine serverbasierte Stoppuhr. Die manuelle Eingabe ist in zwei verschiedenen Varianten - als Dauer oder als Zeit von - bis möglich. Bei der Eingabe der Zeit von - bis können Pausenzeiten, die für die Berechnung der Dauer abgezogen werden, eingegeben werden.

Jeder Zeiteintrag ist einem Projekt und einem Stundensatz zugeordnet und kann zusätzlich zu einer detaillierten Beschreibung frei mit Kategorien für die Auswertung versehen werden.

Die Stoppuhr kann mit einem Klick gestartet werden und läuft auf dem SpikeTime Server. Das bedeutet, dass Browserfenster kann geschlossen werden - die Stoppuhr läuft trotzdem weiter und kann bspw. auch auf einem anderen Gerät (Mobiltelefon, Tablet, anderer PC) gestoppt werden, wenn der Arbeitsplatz gewechselt wird. Zusätzlich werden an der Stoppuhr jeweils die letzten 5 verwendeten Projekte als Schnellauswahl angeboten.

Die Berichte

Für einen schnellen Überblick über die erfassten Arbeitszeiten und erzielten Umsätze gibt es die Seite „Berichte". Dort werden neben der Arbeitszeit und dem Umsatz für den gewählten Zeitraum auch Vergleichswerte zur Vorperiode und ein Verlauf über den gewählten Zeitraum angezeigt.

Weitere Berichte zeigen die

• Verteilung der Arbeitszeit nach Kunden
• Verteilung der Arbeitszeit nach Projekten
• Status der verwendeten Projekt-Budgets.

Eine Übersicht über die verwendeten Kategorien und die an der Zeiterfassung im Team beteiligten Benutzer sind eine weitere Informationsquelle für einen schnellen Blick.

Die Auswertung / Liste

Die Liste dient dazu, die erfassten Arbeitszeiten auszuwerten, zu filtern und bspw. nach Rechnungsstellung an den Kunden abzuschließen. Dazu gibt es wie im Bereich „Berichte" einen umfangreichen Filter, mit dem beispielsweise nach

• Datum
• Mitarbeiter
• Kunde
• Projekt

gefiltert und gruppiert werden kann. Ein einmal ausgewählter Filter kann gespeichert werden und ist somit mit einem Klick wieder erreichbar. Außerdem können gespeicherte Filter auch als Standard für die Auswertung definiert werden.

Für die Nachbearbeitung von Zeiteinträgen im gewählten Zeitraum steht auch hier eine Bearbeitungsfunktion zur Verfügung.

Die Stammdaten

Zu den Stammdaten gehören die Kunden, Projekte, Stundensätze und Kategorien. Diese können jeweils auf einer eigenen Seite bearbeitet werden.

• Kunden
  Hier werden alle Kunden mit ihrem Namen, der Adresse und einem optionalen Kommentar erfasst
• Projekte
  Alle Projekte, die für die Zeiterfassung zur Verfügung stehen sollen werden hier bearbeitet. Jedes Projekt kann mit einem Budget in Stunden oder einem Budget in der gewählten Währung versehen werden. In der Projektübersicht ist dann sofort sichtbar, welche Projekte im Budget sind oder Gefahr laufen das Budget zu überschreiten.
• Stundensätze
  Hier werden die Stundensätze (oder auch Leistungen) mit einem Namen und einem Betrag gepflegt
• Kategorien
  Die Kategorien können hier bearbeitet und mit einer eigenen Farbe je Kategorie versehen werden. In der Voreinstellung kann jeder Benutzer Kategorien hinzufügen, indem er diese einfach beim Eintragen einer neuen Arbeitszeit verwendet. Der Administrator des Accounts kann dies einschränken und Vorgaben für Kategorien machen

Benutzer und Rechte

Auf der Seite „Team" können Benutzer zur Zeiterfassung hinzugefügt und berechtigt werden. Jedem Benutzer wird eine der drei vorhandenen Rollen zugeordnet:

• Administrator
  Diese Benutzerrolle hat alle Rechte im Account
• Manager
  Diese Benutzerrolle kann Zeiten erfassen, Zeiten anderer Teammitglieder einsehen und Stammdaten bearbeiten. Ein Manager darf keine Teammitglieder hinzufügen und die Einstellungen des Accounts (Währung, Design, ...) nicht verändern
• Mitarbeiter
  Ein Mitarbeiter darf grundsätzlich nur seine eigenen Zeiteinträge sehen. Zusätzlich können Mitarbeiter auf einzelne Projekte beschränkt werden und für jeden Mitarbeiter kann entschieden werden, ob er/sie Umsätze sehen darf oder nicht

Einstellmöglichkeiten

Die Einstellungen unterteilen sich in die Benutzereinstellungen und Account Einstellungen. In den Benutzereinstellungen kann die Sprache (Deutsch/ Englisch) und die Formate (Zeitformat, Datumsformat, Zeitzone, erster Tag der Woche) eingestellt werden. Außerdem kann aus einer Vielzahl von Hintergrund-Designs gewählt werden.

In den Accounteinstellungen kann die verwendete Währung und die verwendete Eingabemethode (nur Dauer, nur Zeit von-bis oder beides) eingestellt werden. Außerdem ist es möglich SpikeTime mit eigenen Unternehmensfarben und einem eigenen Logo anzupassen.