Zeitmanagementsysteme: Mobile Zeitverwaltung im Unternehmen

Mitarbeiter strömen aus, um Kundenkontakte zu knüpfen, neue Produkte und Dienstleistungen vorzustellen oder gar um eine Kooperation mit diversen Unternehmen in die Wege zu leiten. Für alle Tätigkeiten, die ein Mitarbeiter nicht direkt im Unternehmensgebäude durchführt, bedarf es einer Möglichkeit, wichtige Informationen festzuhalten. Arbeitszeiten, Pausen und Arbeitsunterbrechungen können mithilfe der mobilen Zeitverwaltung unkompliziert und überschaubar festgehalten werden. Für Außendienstmitarbeiter sind entsprechende Programme unumgänglich. Stellt sich nur die Frage, welches das geeignete Utensil zur mobilen Zeiterfassung ist.

Mobile Zeiterfassung ist unumgänglich

Die mobile Erfassung von Daten spart vor allem eines: Zeit und Geld. Das Ganze funktioniert so, dass die betreffenden Mitarbeiter die erforderlichen Daten gleich vor Ort digital erfassen. Damit gehören ungenaue manuelle Eintragungen ab sofort der Vergangenheit an. Davon profitiert nicht nur der Mitarbeiter selbst. Die Personalabteilung hat es um einiges leichter, anhand der Arbeitszeiten eine Lohnabrechnung vorzunehmen. Ganz zu schweigen davon, dass Termine besser koordiniert werden können. Kein moderner Betrieb kann auf Zeiterfassungsprogramme verzichten. Das Werkzeug eines jeden Außendienstmitarbeiter funktioniert optimalerweise auf Smartphones ebenso wie auf Tablets und Computern.

Kostenfaktor Fehlertoleranz ausmerzen

Sinn und Zweck eines guten Zeitmanagements ist die exakte Erfassung und Abrechnung von Projektzeiten im Unternehmen. Indem Zeiten automatisch erfasst werden, wird der monatliche Aufwand im Büro minimiert. Ein zusätzliches Plus: Dienstleistungsunternehmen unterlaufen keine Fehler bei der Abrechnung tatsächlich gearbeiteter Stunden bei Kunden. Ab sofort protokolliert nicht mehr jeder Mitarbeiter, der an einem Projekt beteiligt ist, seine Arbeitszeiten mit einem gesonderten Stundenbuch. Vielmehr trägt jeder seinen Arbeitsaufwand in ein mobiles Programm ein. Alle einzelnen Daten werden automatisch miteinander verknüpft und gebündelt eingetragen. Dementsprechend ist auch der Aufwand geringer, die Daten in das EDV-System des Unternehmens zu übertragen. Die sonst übliche Fehlerquote von etwa 3 % ist damit nahezu ausgeschlossen.

Welches Zeiterfassungsprogramm ist das richtige?

Ist-Arbeitszeiten können mit verschiedenen Programmen festgehalten werden. Bei der Auswahl sollte berücksichtigt werden, dass eine Kompatibilität mit verschiedenen Geräten gegeben ist. Schließlich wird ein Außendienstmitarbeiter nicht zwangsweise einen Computer dabei haben. Die moderne Zeiterfassung orientiert sich stets an den modernen Möglichkeiten der Kommunikation. Das heißt, es macht durchaus Sinn, Smartphone, Tablet, Notebook und Computer mit einzubeziehen.

So kann das GPS-Signal des Smartphones gleich sinnvoll genutzt werden. Zum Beispiel wird es möglich, ein solches System mit einem GPS-Gerät im Auto zu koppeln. Zum Auftrag werden automatisch die erforderlichen Fahrtzeiten und Benzinkosten punktgenau ermittelt. Bei der Auswahl achten Verantwortliche am besten darauf, dass das jeweilige Programm leicht verständlich ist. Immerhin wird es direkt von den Mitarbeitern bedient.

Bekannte Zeiterfassungs-Programme sind StampDroid, fasttime, Xpert-Timer sowie timr.

Fazit

Zeitmanagementsysteme bedeuten eine hohe Zeit- und Kostenersparnis im Unternehmen. Allerdings nur dann, wenn sie mit vielen Geräten kompatibel und auf die Bedürfnisse des Konzerns zugeschnitten sind.

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