Online Tools (SaaS) als echte Alternative für KMU

Online Tools (Saas) als Alternative für KMU

Viele KMU stehen immer wieder vor einer großen Herausforderung, wenn es um Software geht. Es gibt in jedem Bereich unzählige Anbieter und Programme. Damit verbunden stellen sich viele Fragen, die intern beantwortet werden müssen. Dazu gehören etwa, nach welchen Kriterien man die Software wählen soll, wer sie testen soll oder wie viel diese kosten darf.

Insbesondere die Tatsache, dass die Anschaffung einer Software für 20 und mehr Mitarbeiter einen  erheblichen finanziellen Aufwand darstellt, muss beachtet werden. Hier geht es sehr schnell um Tausende Euro, und Fehler müssen vermieden werden. Kein Wunder also, dass so manches Unternehmen auf die Idee kommt, an veralteter Software festzuhalten, da es ja „irgendwie funktioniert“. Man will das Risiko nicht eingehen.

Gerade in solchen Fällen können Online Tools eine spannende Alternative bieten, da die Einstiegskosten oft sehr viel geringer sind.

Was ist SaaS?

SaaS stehe für „Software as a Service“ und ist dem Bereich Cloud Computing zuzuordnen. Dahinter steckt die Idee, dass der Kunden, zum Beispiel ein kleines oder mittelständiges Unternehmen, eine Software nicht selbst innerhalb der eigenen IT-Infrastruktur betreibt, sondern diese über die Cloud nutzt. Sprich: Die Software wird als Service „gemietet“.

Konkret bedeutet dies, dass die Benutzer der entsprechenden Software diese über ihren Browser aufrufen und alles was gemacht wird, sofort online gespeichert wird. Das bringt verschiedene Vor- und Nachteile mit sich, welche nachfolgend erläutert werden sollen.

Warum ist Software in der Cloud so interessant?

Vieles spricht heute für die Nutzung von Programmen über das Web. Einige Vorteile sind etwa:

Extrem einfach zu testen. Eine Testversion kann in der Regel nach wenigen Klicks online ausprobiert werden, ohne Installation in der eigenen IT-Infrastruktur.

Auch nach dem Kauf (oder während der Mietzeit) ist keine Installation nötig, da die Software zumeist komplett über den Browser oder eine mobile App abrufbar ist.

Der Unterhalt (Fehlerbehebung, Updates, Upgrades) entfällt komplett.

Mitarbeiter können von überall her auf die Software zugreiffen und das zumeist auch über verschiedene Geräte (z. B. Über Smartphones).

Welche Hürden gibt es für KMU beim Umstieg auf SaaS?

Während es für die jüngeren Generationen fast schon auf der Hand liegt, dass man seine Programme in der Cloud und somit ständig, überall verfügbar hat, müssen sich viele Führungskräfte erst noch an die Idee gewöhnen, dass ihre Daten nicht auf dem eigenen Server liegen, sondern bei externen Anbietern. Verständlich, bedenkt man mal die Risiken und Probleme, die auftreten könnten.

Es beginnt schon ganz am Anfang und mit der Frage, ob und wie bestehende Daten ins neue, cloud-basierte System integriert werden können. Und falls nicht, was soll mit den alten Daten geschehen. Bleiben diese weiter zugänglich?

Wie können vor allem Mitarbeiter reiferen Alters vom neuen System überzeugt werden, und nimmt die Einarbeitung nicht zu viel Zeit in Anspruch?

Was passiert, wenn die Verbindung zum Internet unterbrochen ist oder der SaaS-Anbieter ein Serverproblem hat?

Schlussendlich muss hier intern entschieden werden, ob die Vorteile die Risiken überwiegen oder nicht.

Welche alternativen Lösungen durch Online Tools gibt es?

Mittlerweile gibt es SaaS Online Tools aus allen möglichen Bereichen. Wer möchte, kann sogar eine webbasierte Alternative für Microsoft Office benutzen. Auch das bringt Vorteile, wie etwa das gemeinsame Arbeiten an Dateien (auch zeitgleich).

Besonders interessant sind für KMU Angebote aus den Bereichen Rechnungserstellung/verwaltung, Projektmanagement, CRM oder auch Zeiterfassung.

Dadurch dass Online Tools sehr einfach zugänglich sind und innerhalb kürzester Zeit getestet werden können, stehen die Anbieter unter erhöhtem Konkurrenzdruck. Das führt dazu, dass diese ständig an ihren Diensten arbeiten und versuchen, immer wieder neue Features zu bieten, um am Markt bestehen zu können. Um die Vielfalt etwas zu verdeutlichen, folgen hier einige Anbieter der genannten Kategorien.

Webbasierte Rechnungsprogramme:

  • Billomat – Diese Online Software will dafür sorgen, dass auch Nicht-Buchhalter ihre Finanzen organisieren können. Dazu gehört das Schreiben von Rechnungen, Angeboten und Mahungen, genauso wie das Verwalten der Kunden.
  • Debitoor – Bei diesem Tool können ebenfalls Rechnungen verwaltet werden. Zur Unterstützung bei der Buchhaltung ist es sogar möglich Belege einzuscannen und abzulegen.

Projektmanagement und Zeiterfassung über den Browser:

  • TimO – Damit können Projekte jeder Art online geplant und durchgeführt werden. Dabei helfen die Kostenplanung sowie die Zeiterfassung.
  • Clockodo – Hier handelt es sich um eine Online Software zur Zeiterfassung. Neben der Verfügbarkeit über Smartphones kann die Software auch lokal installiert und ohne Internetverbindung genutzt werden.

Online CRM Software:

  • KundenMeister – Dieses Online Tool ist modular aufgebaut und dadurch sehr individuell nutzbar. Der Kunde bezahlt hier nur für Features, die er auch benötigt.
  • Quisa – Über diese Software können KMU alle ihre Kundendaten verwalten. Aber auch Arbeitsprozesse können definiert werden.

Für KMU gibt es also in sehr vielen Bereichen interessante Online Tools, die unter Umständen günstiger sein können, als herkömmliche Software. Gepaart mit vielen weiteren Vorteilen ergibt das eine echte Alternative.

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